1. Der Hauptkalender
Wir beginnen mit dem Kalender.
Dieser Kalender kann auf zwei Arten gefiltert werden :
- Nach Dozent – wie Sie hier sehen können
- Nach Gruppe oder Klasse – je nachdem, welche Bezeichnung Sie verwenden möchten
Sie haben außerdem die Möglichkeit :
- Woche für Woche zu navigieren
- Mit einem Klick zur aktuellen Woche zurückzukehren
- Als PDF zu exportieren
- Ihre Änderungen automatisch zu speichern
2. Die Grundeinstellungen
Bevor Sie einen Kalender generieren können, müssen einige wesentliche Elemente konfiguriert werden.
🔹 Zeitfenster
Die Zeitfenster werden hier verwaltet :
- Hinzufügen und Ändern möglich
- Verwaltung von Feiertagen
- Verwaltung von Schließtagen der Einrichtung
🔹 Verfügbarkeiten der Dozenten
Dieser Bereich ermöglicht es, für jeden Dozenten zu definieren :
- Seine Verfügbarkeiten nach Tag und Zeitfenster über das Jahr
- Das System – und der Algorithmus – wird den Dozenten nicht auf Zeitfenstern platzieren, in denen er nicht verfügbar ist
🔹 Einmalige Abwesenheiten
Sie können auch einmalige Abwesenheiten hinzufügen :
- Auswahl des Dozenten
- Datum und Uhrzeitbereich
- Grund
Somit wird der Dozent bei der automatischen Kalendergenerierung nicht zugewiesen.
3. Gruppen / Klassen
🔹 Gruppenverwaltung
Sie haben die Möglichkeit, die Aktivitäten und Anwesenheitswochen der Gruppen in Ihrer Einrichtung zu importieren – über die Importfunktion ganz rechts.
🔹 Gruppenbeschränkungen
Diese Funktion ermöglicht es, das System durch vordefinierte Ereignisse einzuschränken :
- Prüfungen
- Exkursionen
- Jedes andere blockierende Ereignis
Für jede Beschränkung definieren Sie :
- Startdatum
- Enddatum
- Grund
- Einen oder mehrere beteiligte Dozenten
- Betroffene Gruppen
💡 Hinweis : Diese Konfiguration erfolgt in der Regel zu Beginn der Einrichtung, zusammen mit den Verfügbarkeiten und Zeitfenstern.
4. Massenzuweisung
Die Massenzuweisung ermöglicht es, Ihre Dozenten den in den Wochen anwesenden Gruppen oder Klassen zuzuweisen.
Das System wählt nur die anwesenden Gruppen oder Klassen aus – um eine Überlastung der Auswahl zu vermeiden.
Sobald die Gruppen ausgewählt sind, können Sie :
- Einen Dozenten für eine bestimmte Woche einer Gruppe zuweisen
- Alle durchgeführten Zuweisungen einsehen
5. Automatische Planerstellung
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, müssen Sie nur noch :
- Die betreffende Woche auswählen
- Auf „Generieren“ klicken
Die Generierung erfolgt nahezu augenblicklich.
Sie erhalten dann :
- Die Anzahl der zugewiesenen Blöcke (in 30-Minuten-Schritten)
- Die geplanten Stunden
- Die zugewiesenen Dozenten
- Eventuelle zu lösende Konflikte
Von dort aus können Sie :
- Konflikte beheben (nach Dozent oder nach Zuweisung)
- Den Wochenplan anzeigen
👉 In wenigen Sekunden ist Ihr Plan fertig.
6. Visuelle Oberfläche und Interaktionen
Sie haben eine klare und vollständige Ansicht :
- Die verschiedenen zugewiesenen Zeitfenster
- Die Wochentage
- Die Klassen / Gruppen
🔹 Drag & Drop
Sie haben die Möglichkeit, jeden Block per Drag & Drop zu verschieben, um :
- Die Zeitfenster nach Belieben zu ändern
- Den vom Algorithmus generierten Plan anzupassen
7. Filter und Export
🔹 Filtern
Wie in der Einleitung erwähnt, können Sie die Anzeige filtern nach :
- Dozent
- Gruppe
🔹 Export als PDF, Excel und Ods
Der Export erfolgt in wenigen Sekunden :
- Das Exportformat passt sich dem angewendeten Filter an
- Wenn kein Filter angewendet wird, ist der Export global
- Format : A4 Querformat, bei Bedarf auf zwei Seiten
8. Dozentenverwaltung
Sie verfügen außerdem über einen eigenen Bereich für Dozenten :
- Vollständige Liste der Dozenten
- Maximale Stunden pro Dozent
- Maximale Stunden pro Tag
- Löschen und Ändern nach Belieben
- Zuweisung von Kompetenzen
9. Datenimport
Die CSV-Importfunktion steht zu Beginn der Konfiguration zur Verfügung :
- Laden Sie die bereitgestellte CSV-Vorlage herunter
- Tragen Sie die Aktivität Woche für Woche für jede Gruppe ein
- Importieren Sie die Datei, um erheblich Zeit zu sparen
10. Sicherheit und Abmeldung
Selbstverständlich ist das System passwortgeschützt und Sie können sich jederzeit abmelden.