1. Hovedkalenderen
Vi starter med kalenderen.
Denne kalender kan filtreres på to måder :
- På underviser – som du kan se her
- På gruppe eller klasse – alt efter hvilken betegnelse du foretrækker at bruge
Du har også mulighed for at :
- Navigere uge for uge
- Vende tilbage til den aktuelle uge med et klik
- Eksportere til PDF
- Gemme dine ændringer automatisk
2. Grundlæggende indstillinger
Før du kan generere en kalender, skal du konfigurere nogle få væsentlige elementer.
🔹 Tidsintervaller
Tidsintervallerne administreres her :
- Mulighed for at tilføje og ændre
- Håndtering af helligdage
- Håndtering af institutionens lukkedage
🔹 Undervisernes tilgængelighed
Dette afsnit giver dig mulighed for at definere for hver underviser :
- Deres tilgængelighed pr. dag og tidsinterval i løbet af året
- Systemet – og algoritmen – vil ikke placere underviseren på intervaller, hvor de ikke er tilgængelige
🔹 Engangs fravær
Du kan også tilføje engangs fravær :
- Vælg underviser
- Dato og tidsinterval
- Årsag
Således vil underviseren ikke blive tildelt under den automatiske kalendergenerering.
3. Grupper / Klasser
🔹 Gruppeadministration
Du har mulighed for at importere gruppernes aktiviteter og tilstedeværelsesuger i din institution – via importfunktionen yderst til højre.
🔹 Gruppebegrænsninger
Denne funktion giver dig mulighed for at begrænse systemet ved at tilføje forudbestemte begivenheder :
- Eksamener
- Studieture
- Enhver anden blokerende begivenhed
For hver begrænsning definerer du :
- Startdato
- Slutdato
- Årsag
- En eller flere berørte undervisere
- De berørte grupper
💡 Bemærk : Denne konfiguration udføres normalt i begyndelsen af opsætningen, samtidig med tilgængelighed og tidsintervaller.
4. Masse tildeling
Masse tildeling er et system, der giver dig mulighed for at tildele dine undervisere til de grupper eller klasser, der er til stede i løbet af ugerne.
Systemet vælger kun de grupper eller klasser, der er til stede – for at undgå en overbelastning af valg.
Når grupperne er valgt, kan du :
- Tildele en underviser til en gruppe for en given uge
- Se alle foretagne tildelinger
5. Automatisk planlægningsgenerering
Når opsætningen er fuldført, skal du blot :
- Vælge den pågældende uge
- Klikke på “Generer”
Genereringen er næsten øjeblikkelig.
Du får derefter :
- Antallet af tildelte blokke (i intervaller på 30 minutter)
- De planlagte timer
- De tildelte undervisere
- Eventuelle konflikter, der skal løses
Derfra kan du :
- Løse konflikter (pr. underviser eller pr. tildeling)
- Se ugens plan
👉 På få sekunder er din plan klar.
6. Visuel grænseflade og interaktioner
Du har et klart og komplet overblik :
- De forskellige tildelte tidsintervaller
- Ugedagene
- Klasserne / grupperne
🔹 Drag & Drop
Du har mulighed for at trække og slippe hver blok for at :
- Ændre tidsintervallerne efter ønske
- Justere den plan, der er genereret af algoritmen
7. Filtre og eksport
🔹 Filtrering
Som nævnt i indledningen kan du filtrere visningen efter :
- Underviser
- Gruppe
🔹 Eksport til PDF, Excel og Ods
Eksporten tager kun få sekunder :
- Eksportformatet tilpasser sig det anvendte filter
- Hvis der ikke anvendes noget filter, er eksporten global
- Format : A4 liggende, på to sider om nødvendigt
8. Underviseradministration
Du har også en dedikeret sektion til undervisere :
- Fuldstændig liste over undervisere
- Maksimalt antal timer pr. underviser
- Maksimalt antal timer pr. dag
- Sletning og ændring efter ønske
- Tildeling af kompetencer
9. Dataimport
CSV-importfunktionen er tilgængelig i begyndelsen af konfigurationen :
- Download den medfølgende CSV-skabelon
- Udfyld aktiviteten uge for uge for hver gruppe
- Importer filen for at spare betydelig tid
10. Sikkerhed og log ud
Systemet er selvfølgelig beskyttet med adgangskode, og du kan logge ud når som helst.