1. El calendario principal
Comenzamos con el calendario.
Este calendario se puede filtrar de dos maneras :
- Por formador – como puede ver aquí
- Por grupo o clase – según la denominación que prefiera utilizar
También tiene la posibilidad de :
- Navegar semana a semana
- Volver a la semana actual con un clic
- Exportar a PDF
- Guardar automáticamente sus cambios
2. Configuración básica
Antes de poder generar un calendario, es necesario configurar algunos elementos esenciales.
🔹 Franjas horarias
Las franjas horarias se gestionan aquí :
- Posibilidad de añadir y modificar
- Gestión de días festivos
- Gestión de días de cierre del centro
🔹 Disponibilidad de los formadores
Esta sección permite definir, para cada formador :
- Sus disponibilidades por día y franja horaria durante todo el año
- El sistema – y el algoritmo – no colocará al formador en franjas en las que no esté disponible
🔹 Ausencias puntuales
También puede añadir ausencias puntuales :
- Selección del formador
- Fecha y rango horario
- Motivo
Así, el formador no será asignado durante la generación automática del calendario.
3. Grupos / Clases
🔹 Gestión de grupos
Tiene la posibilidad de importar las actividades y las semanas de presencia de los grupos en su centro – mediante la función de importación situada en el extremo derecho.
🔹 Restricciones de grupos
Esta función le permite restringir el sistema añadiendo eventos predeterminados :
- Exámenes
- Viajes
- Cualquier otro evento bloqueante
Para cada restricción, usted define :
- Fecha de inicio
- Fecha de fin
- Motivo
- Uno o varios formadores implicados
- Los grupos implicados
💡 Nota : Esta configuración se realiza generalmente al inicio del proceso, junto con las disponibilidades y las franjas horarias.
4. Asignación masiva
La asignación masiva es un sistema que permite asignar sus formadores a los grupos o clases presentes durante las semanas.
El sistema selecciona únicamente los grupos o clases presentes – para evitar una sobrecarga de opciones.
Una vez seleccionados los grupos, puede :
- Asignar un formador a un grupo para una semana determinada
- Visualizar todas las asignaciones realizadas
5. Generación automática del horario
Una vez finalizada la configuración, solo tiene que :
- Elegir la semana correspondiente
- Hacer clic en «Generar»
La generación es casi instantánea.
Obtendrá entonces :
- El número de bloques asignados (en intervalos de 30 minutos)
- Las horas programadas
- Los formadores asignados
- Los posibles conflictos a resolver
A partir de ahí, puede :
- Rectificar los conflictos (por formador o por asignación)
- Visualizar el horario de la semana
👉 En pocos segundos, su horario está listo.
6. Interfaz visual e interacciones
Tiene una vista clara y completa :
- Las diferentes franjas horarias asignadas
- Los días de la semana
- Las clases / grupos
🔹 Arrastrar y soltar
Tiene la posibilidad de arrastrar y soltar cada bloque para :
- Modificar las franjas horarias a voluntad
- Ajustar el horario generado por el algoritmo
7. Filtros y exportación
🔹 Filtrado
Como se mencionó en la introducción, puede filtrar la visualización por :
- Formador
- Grupo
🔹 Exportación a PDF, Excel y Ods
La exportación se realiza en pocos segundos :
- El formato de exportación se adapta al filtro aplicado
- Si no se aplica ningún filtro, la exportación es global
- Formato : A4 horizontal, en dos páginas si es necesario
8. Gestión de formadores
También dispone de una sección dedicada a los formadores :
- Lista completa de formadores
- Número máximo de horas por formador
- Número máximo de horas por día
- Eliminación y modificación a voluntad
- Asignación de competencias
9. Importación de datos
La función de importación CSV está disponible al inicio de la configuración :
- Descargue la plantilla CSV proporcionada
- Rellene la actividad semana a semana para cada grupo
- Importe el archivo para ahorrar tiempo considerablemente
10. Seguridad y cierre de sesión
Por supuesto, el sistema está protegido por contraseña y puede cerrar sesión en cualquier momento.