1. De hoofdkalender
We beginnen met de kalender.
Deze kalender kan op twee manieren worden gefilterd :
- Op instructeur – zoals u hier kunt zien
- Op groep of klas – afhankelijk van de benaming die u wilt gebruiken
U heeft ook de mogelijkheid om :
- Week na week te navigeren
- Met één klik terug te keren naar de huidige week
- Te exporteren naar PDF
- Uw wijzigingen automatisch op te slaan
2. De basisinstellingen
Voordat u een kalender kunt genereren, moet u een aantal essentiële elementen configureren.
🔹 Tijdvakken
De tijdvakken worden hier beheerd :
- Toevoegen en wijzigen mogelijk
- Beheer van feestdagen
- Beheer van sluitingsdagen van de instelling
🔹 Beschikbaarheid van instructeurs
Deze sectie maakt het mogelijk om voor elke instructeur te definiëren :
- Zijn beschikbaarheid per dag en tijdvak gedurende het hele jaar
- Het systeem – en het algoritme – zal de instructeur niet plaatsen op tijdvakken waarin hij niet beschikbaar is
🔹 Incidentele afwezigheden
U kunt ook incidentele afwezigheden toevoegen :
- Selecteer de instructeur
- Datum en tijdvak
- Reden
Zo wordt de instructeur niet toegewezen tijdens de automatische kalendergeneratie.
3. Groepen / Klassen
🔹 Groepsbeheer
U heeft de mogelijkheid om de activiteiten en aanwezigheidsweken van de groepen binnen uw instelling te importeren – via de importfunctie uiterst rechts.
🔹 Groepsbeperkingen
Deze functie maakt het mogelijk om het systeem te beperken door vooraf bepaalde gebeurtenissen toe te voegen :
- Examens
- Uitstappen
- Elke andere blokkerende gebeurtenis
Voor elke beperking definieert u :
- Startdatum
- Einddatum
- Reden
- Een of meer betrokken instructeurs
- De betrokken groepen
💡 Opmerking : Deze configuratie wordt meestal aan het begin van de installatie uitgevoerd, samen met de beschikbaarheid en tijdvakken.
4. Massatoewijzing
Massatoewijzing is een systeem waarmee u uw instructeurs kunt toewijzen aan groepen of klassen die tijdens de weken aanwezig zijn.
Het systeem selecteert alleen de groepen of klassen die aanwezig zijn – om overbelasting van keuzes te voorkomen.
Zodra de groepen zijn geselecteerd, kunt u :
- Een instructeur toewijzen aan een groep voor een bepaalde week
- Alle gemaakte toewijzingen bekijken
5. Automatische planninggeneratie
Zodra de configuratie is voltooid, hoeft u alleen nog :
- De betreffende week te kiezen
- Op “Genereren” te klikken
De generatie is vrijwel onmiddellijk.
U ontvangt dan :
- Het aantal toegewezen blokken (in intervallen van 30 minuten)
- De geplande uren
- De toegewezen instructeurs
- Eventuele conflicten die moeten worden opgelost
Vanaf daar kunt u :
- Conflicten oplossen (per instructeur of per toewijzing)
- Het weekplan bekijken
👉 In enkele seconden is uw planning klaar.
6. Visuele interface en interacties
U heeft een duidelijk en volledig overzicht :
- De verschillende toegewezen tijdvakken
- De dagen van de week
- De klassen / groepen
🔹 Drag & Drop
U kunt elk blok verslepen om :
- De tijdvakken naar wens te wijzigen
- Het door het algoritme gegenereerde plan aan te passen
7. Filters en export
🔹 Filteren
Zoals in de inleiding vermeld, kunt u de weergave filteren op :
- Instructeur
- Groep
🔹 Export naar PDF, Excel en Ods
Het exporteren gebeurt in enkele seconden :
- Het exportformaat past zich aan het toegepaste filter aan
- Als er geen filter wordt toegepast, is de export globaal
- Formaat : A4 liggend, op twee pagina’s indien nodig
8. Instructeurbeheer
U heeft ook een speciale sectie voor instructeurs :
- Volledige lijst van instructeurs
- Maximum aantal uren per instructeur
- Maximum aantal uren per dag
- Verwijderen en wijzigen naar wens
- Toewijzing van vaardigheden
9. Gegevensimport
De CSV-importfunctie is beschikbaar aan het begin van de configuratie :
- Download het meegeleverde CSV-sjabloon
- Vul de activiteit week na week in voor elke groep
- Importeer het bestand om aanzienlijk tijd te besparen
10. Beveiliging en uitloggen
Het systeem is uiteraard wachtwoordbeveiligd en u kunt zich op elk moment afmelden.